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コンテンツの債務は、大規模な組織でよく見られる問題であり、認識されないことがよくあります。コンテンツ債務の存在は、ガバナンスの欠如を反映しています。

以前の投稿では、コンテンツガバナンスがコンテンツの調整、品質、および有効性に関連する多くの特定の問題や問題にどのように対処するかを見てきました。ガバナンスがコンテンツ運用に与える幅広い影響と、企業の幹部がそれを気にする必要がある理由を見てみましょう。

すべての組織は、財務の健全性の重要性を理解しています。不測の事態に迅速に対処し、将来のイニシアチブに投資できるようにするには、現金準備が必要です。彼らが持っているどんな借金もそれを完済するための道で管理可能でなければなりません。

同様の原則がコンテンツにも当てはまります。組織は、コンテンツの負債を監視および管理することにより、コンテンツの状態に優先順位を付ける必要があります。

コンテンツ債務とは何ですか？

近年、コンテンツ戦略コミュニティはコンテンツ債務の問題に焦点を合わせ始めました。彼らが特定した問題は、開発者が長年取り組んできた技術的負債に似ています。ユーザーエクスペリエンスの専門家であるSuzanneChapmanの言葉によれば、「 Webコンテンツの負債は新しい技術的負債です。」彼女は、「技術的およびコンテンツの債務に関する大きな問題は、それらが私たちを新しくより良いことをするのを妨げていることです」と述べています。

債務には注意が必要です。それはあなたが負っている義務であり、将来返済する必要があります。あなたは借りた時間で活動していて、将来は最終的にあなたに追いつきます。そして、管理されていない場合、債務の負担が非常に大きくなり、前進することができなくなる可能性があります。それが長ければ長いほど、それを完済するのは難しくなります。あなたはそれに対処することを延期することはできません。

「コンテンツの負債は、 デジタルコンテンツの作成、保守、ユーティリティ、およびユーザビリティを管理しないことの隠れたコストです」と、有名なWebブラウザのメーカーであるMozillaのシニアUXコンテンツストラテジストであるメリデルウォーキングトンは言います。

コンテンツ債務の基本的な症状は、チームが常に遅れていると感じたときです。彼らは掘り出すことができません。彼らは圧迫されています。

コンテンツの債務が原因で、さまざまな問題が発生する可能性があります。

• ボトルネック
• コンプライアンスの失敗
• 競合
• 遅延
• 複製
• 矛盾
• 品質の問題
• リワーク

しかし、これらの問題のすべてがすぐにすべての人に明らかになるわけではありません。元米国政府の技術および設計コンサルタントである18Fのコミュニケーション専門家であるMelody Kramerは、次のように述べています。 、最初にソフトウェアが破損する可能性は低いためです。」

そのステルスなプロファイルにもかかわらず、コンテンツの借金の症状は、それらを探すときに認識できます。 1つのMozilla製品の場合、「コンテンツの負債には、品質（価値を伝え、ユーザーの質問に答える機会を逃した）、ガバナンス（組織の監視が制限されたコンテンツの品質の変化）、および構造（新しいコンテンツタイプの必要性）の問題が含まれていました。サイトのデザインを進化させ、ソーシャルシェアと検索の説明を改善します。」

ダイナミクスを要約すると：

• コンテンツ債務は、コンテンツが長期的なニーズではなく一時的なニーズを満たすために作成されたときに発生します。
• エンタープライズコンテンツは健全なプロセスで開発および維持されていないため、コンテンツの負債は累積します。
• 不十分に開発されたコンテンツは、コンテンツ操作の足かせになります。

コンテンツ債務の結果は、時間の経過とともに顕著になり、悪化する可能性があります。MelodyKramerは、「コンテンツ関連の債務の計画に失敗すると、将来的に大きな頭痛の種になる可能性がある」と警告しています。

コンテンツ債務に関するいくつかの議論は、個々の貢献者の役割を強調しています：彼らの態度（急いでいるなど）または能力（長期的な結果を理解していないなど）しかし、問題の根本的な原因はコンテンツガバナンスの欠如です。コンテンツの基準が不足しており、コンテンツの負債は避けられません。 Kramerは、「組織内の誰も、文書化プロセスが職務記述書に含まれているとは思わない」ときに発生する問題について話します。

ガバナンスはコンテンツの債務をどのように抑制しますか？

コンテンツの負債は、不整合な運用の副産物です。前に説明したように、ガバナンスはエンタープライズコンテンツの運用に方向性を提供します。これは、2つの包括的な問題に役立ちます。

まず、コンテンツの品質を向上させ、その寿命を延ばし、保守を容易にします。MozillaのMeridel Walkingtonは、コンテンツ作成者をサポートするには標準が必要であると主張しています。 「そのコンテンツの品質は、コンテンツシステムがそれらの作成者の取り組みをどのようにサポートするかに一部依存しています。より実用的なガイドライン、ツール、およびガバナンスを使用して、作成者が簡単にサポートできるようにすることができます。」

第二に、ガバナンスはさまざまなコンテンツ活動の調和を促進します。ガバナンスは、チームがコンテンツ全体について考え、連携してうまく機能するように促します。 たとえば、Mozillaの目標は、「製品ページだけでなく、コンテンツエコシステム全体で使用できるより優れたコンテンツを作成すること」でした。

ガバナンスにより、コンテンツ操作を大規模に調整できます。企業は、物事がどのように行われるべきかを知っている少数の個人の専門知識に依存していません。幅広い利害関係者の意見を取り入れて開発された共通の基準が、重要なタスクを導きます。ポリシー、プロセス、およびコンテンツ管理は、企業がコンテンツの債務を管理するためのツールを提供します。

ポリシー：主観的な決定はもうありません

ポリシーとガイドラインを文書化すると、スタッフは、個人的な意見に基づいて、またはそれが正しいかどうかわからないまま気付いた過去の慣行をコピーすることによって、コンテンツに関する結果的な決定を下すことができなくなります。

ポリシー基準は意思決定の基礎を明確にするため、時間の経過とともにさまざまなチーム間で統一されます。ポリシーまたはガイドラインを参照することにより、さまざまな人々が一貫した意思決定を行います。

Mozillaの場合、ガイドラインは作成者に「 より明確な要件を示し、各コンテンツフィールドが重要である理由と、そのコンテンツが表示された場所を説明し、例を提供します」。

プロセスと手順：これ以上の翼はありません

一般的なプロセスが不足していると、コンテンツ操作の調整と信頼性が低下します。標準のプロセスと手順を使用すると、アドホックで管理が不十分な方法で作業を行う傾向がなくなります。

標準的なプロセスがなければ、米国政府の18Fコンサルタントは、「タスクは、いかなる種類の書面による文書もなしにスタッフによって完了する可能性がある」と判断しました。他の人は、個人の制度的記憶に過度に依存するかもしれません。」

個人の制度的記憶に依存すること（「前回これをどのように行ったか覚えていますか？」）は、コンテンツの債務を抑制するための実行可能な方法ではありません。企業は、合意され文書化されたプロセスと手順を必要とします。

コンテンツ管理：サイロ化されたシステムはもうありません

エンタープライズコンテンツの負債は、接続されていない個別のシステムに依存しているコンテンツチームの結果でもあります。さまざまなツールとシステムがサイロで動作し、コンテンツ操作が断片化されます。さまざまなチームがさまざまな慣行を採用し、チームが互いに活動を調整することは困難です。

コンテンツ操作をサポートするシステムに共通のエンタープライズ設定を採用すると、効率と一貫性が向上します。このセットアップの重要な要素の1つは、エンタープライズコンテンツモデルです。これは、さまざまなチームによって作成されたピースが連携できるようにするコンテンツの共通構造を提供します。 MozillaのMeridelWalkingtonは、次のように述べています。「コンテンツモデルの作成には、かなりの情報と入力が必要ですが、特にコンテンツの債務への対処と防止に関しては、 長期的に見れば利益があります。」

コンテンツの成熟への道としてのガバナンス

コンテンツの負債は何年にもわたって増大し、コンテンツ運用の成熟を遅らせる可能性があります。

ガバナンスプログラムは、累積債務を克服するための体系的なアプローチを提供します。企業は、それらを妨げる問題に優先順位を付け、それらに対処するための標準を開発することができます。エンタープライズコンテンツガバナンスの範囲が広範であり、それが広く従うほど、コンテンツ運用はより成熟します。

企業はガバナンスを使用して、時には広大なコンテンツ運用を変革できるため、野心を妨げるものではなくなります。ガバナンスは運用機能を強化し、企業がコンテンツでより多くのことを達成できるようにします。