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ガバナンスプログラムの恩恵を受けるには、人々があなたのポリシーと手順を遵守することを保証する必要があります。誰もがあなたのポリシーとプロセスに正しく従っていることをどのように確認できますか？

人々の集中力の喪失、スタッフの離職、既存のプロセスに統合されない新しいイニシアチブの出現など、さまざまな理由でガバナンスが方向転換する可能性があります。再編成や買収などの組織の変更も、ガバナンスの実践を混乱させる可能性があります。

ガバナンスを定着させるには、ガバナンスプログラムがコースから外れる方法と、それを元に戻す方法を知る必要があります。あなたは3つの主要な分野で監視を適用することができます：

1. 潜在的なリスクの管理
2. エラーが発生する前に防止する
3. 問題のトラブルシューティング

リスクの特定と管理

ガバナンスプログラムを狂わせる可能性のある要因は何ですか？ガバナンスの目標を妨げる可能性のあるものを知る必要があります。ガバナンスを正しく設定しないと、スタッフが従うのが難しくなります。

次のようなリスクの原因を特定します。

• ガバナンスに関連する不十分なトレーニング
• ガバナンスの不均一な監視
• ガバナンスポリシーまたは手順の不必要な複雑さ
• 優先事項としてのガバナンスに対する経営陣の弱いコミットメント

各リスクを評価し、それを取り除く最善の方法を決定します。たとえば、「画像の適切な説明を提供する」などの自由な指示を作成者に提示したり、主観的な判断に依存する質問をしたりすると、不必要な複雑さが生じる可能性があります。 、「聴衆はこれを理解しますか？」代わりに、作成者が従うのが簡単になるように指示を変更します。実行するアクションについて検証可能なはい/いいえの回答を使用して、単純で閉じた質問をします。

コンテンツを扱うすべての人は、基準に従わなかった場合の結果を理解する必要があります。彼らは、ガバナンスに従わない場合に発生する可能性のある法的、評判、および財務上のリスクを認識する必要があります。これらの主要なコンテンツ運用には、これらのリスクを明確に伝える責任があります。重要なイニシアチブにもたらされるコスト、評判の悪さ、または危険を引用して、具体的な例を提供します。過去の過ちについての話は、結果を具体的にするための強力なツールになり得ます。

たとえば、コンテンツのメンテナンス手順に従わないと、複数のリスクが発生する可能性があります。古いコンテンツが誤って再公開されると、顧客が混乱したり、規制当局から正式な苦情が発生したりして、罰金やその他の制裁措置が取られる可能性があります。別のシナリオでは、 以前に公開されたコンテンツのアーカイブに失敗すると、以前のコンテンツを指定された期間保持する必要がある場合、法的責任が発生する可能性があります。

ガバナンスのサポートを構築するために、コンテンツリーダーシップチームは、ガバナンスプログラムの目標と利点を定期的に伝達し、全員が一貫した慣行に従うときに可能な効率性を強調する必要があります。

コントロール：エラーの防止

ガバナンスを改善するための重要なステップは、適切な理解と権限を持つ適切な人々が適切なタスクに取り組んでいることを確認することです。

コンテンツにアクセスしたりタスクを実行したりできるスタッフを慎重に定義します。誰がコンテンツを使用する必要があるかに基づいてコンテンツをコレクションに編成し、権限を適切に設定します。

ガバナンスに関連する適切なトレーニングを条件としてアクセスを作成します。従業員は、自分の責任が何であるかを明確に説明するトレーニングを受けていない場合、活動へのアクセスを許可されたり、活動を期待されたりしてはなりません。

アクセス制御に加えて、企業は運用においてポリシーとプロセスのチェックを開始できます。

ポリシーチェックにより、ポリシーが正しく守られていることが確認されます。これらのチェックの一部は自動化できます。ツールは、コピーがスタイルガイドに準拠しているかどうか、アクセシビリティマークアップが欠落しているかどうか、またはリンクが壊れているかどうかを確認できます。自動化されたツールは、他の方法では見落とされる可能性のある多くのエラーにフラグを立てることができます。

ポリシーチェックを自動化できない場合、チェックリストはアクティビティの一貫したレビューをサポートできます。コンテンツ操作は、パイロットと外科医の作業慣行から学ぶことができます。2つの職業は、広範な技術的専門知識を必要とします。これらの職業はどちらも、作業のエラーのリスクを取り除くためにチェックリストに依存しています。たとえば、パイロットは、セグメント化された「飛行前チェックリスト」を使用して、実行する必要のある重要なチェックを思い出させます。チェックリストは歩行者のように見えるかもしれませんが、多くのドメインで運用の信頼性を高めることが証明されています。

プロセスチェックポイントは、エラーの発生を防ぐことができるガードレールを提供します。適切なレビューワークフローを設定することで、必要なチェックが確実に行われます。これらのチェックポイントは以下を指定する必要があります。

• 責任と専門知識に基づいて、誰が関与するか
• 彼らがチェックする必要があるもの
• 活動をレビューするときに適用する基準

綿密な調査が必要な状況では、複数のレビューアを含めて、いくつかの観点からコメントや提案を求めることができます。

もう1つの良い習慣は、人々にお互いの仕事をクロスチェックさせることです。

最後に、外部の請負業者を使用する場合は、外部委託された活動が正しく行われるように適切な監視を行う必要があります。

問題のトラブルシューティング

ガバナンスプログラムを担当するコンテンツリーダーは、ポリシーと手順が一貫して守られているかどうかを知る必要があります。ガバナンスを監視しないと、大きな問題が発生する可能性があります。組織のさまざまな部分でガバナンスがどのように受け止められているかを確認し、他のチームの状況を確認します。

ガバナンスを担当するリーダーは、問題が発見されたら、それを修正する準備をする必要があります。

ガバナンスの方針や手順に従わない場合は、根本的な原因を診断することが重要です。多くの場合、特定のチームによる認識や準備の欠如など、失効は意図的ではありませんが、場合によっては、遵守の欠如が発生する可能性があります。ガバナンスを優先事項と見なさない、ポリシーや手順に同意しないなど、ガバナンスに対する抵抗を意味します。

意図しない問題は、問題の原因が理解されれば簡単に修正できます。遵守を妨げている可能性のあるリソースのギャップに焦点を当てます。いくつかの提案された戦術は次のとおりです。

• ガバナンス文書のユーザビリティテストを実施して、スタッフがそれを明確に理解し、使いやすいことを確認します。
• ビデオ、昼食と学習のセッション、ガバナンスに焦点を当てたロードショーなど、意識と理解を高めるためのさまざまな形式のトレーニングを提供します。
• スタッフが質問したり回答を得たりできるチャネルを提供します。

ガバナンスプログラムへの反発に遭遇した場合は、重要な企業の利害関係者がガバナンスの目標または義務に署名していないことを示している可能性があります。ガバナンスプログラムの責任者は、その理由を理解する必要があります。たとえば、企業内のグループは、ガバナンス開発プロセスで適切に代表されていると感じていない可能性があります。

このような問題は、ガバナンスの影響を受けるすべての人に意思決定プロセスに参加させることの価値を浮き彫りにします。さまざまな組織の利害関係者は、貢献するための建設的な視点を持っています。また、コンテンツを公開するための健全な基盤を提供するために、コンテンツリーダーシップチームにどのように依存しているかを理解する必要があります。