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COVID-19による世界的な脅威に対応して、多くの企業が従業員に在宅勤務を求めています。効率的な運用を確保するために、コンテンツチームはどのようなプロセスとツールを導入する必要がありますか？

デジタルの世界で働くことの美しさは、もはや労働時間を控える必要がないことです。重要なのは、仕事の結果だけです。過去10年間で、現代のすべてのデジタル企業でリモートワーク（または在宅勤務）が急速に成長しています。ジェイソン・フリードとデイヴィッド・ハイネマイヤー・ハンソンが彼らの著書「リワーク」で述べているように、「あなたはオフィスさえ必要ありません。今日では、自宅で仕事をしたり、数千マイル離れた場所に住んでいる今まで会ったことのない人とコラボレーションしたりできます。」

Global Workplace Analyticsの調査によると、「非自営業者の在宅勤務は2005年以降173％増加しており、他の労働力より11％速くなっています」。また、別の調査の回答者に、残りのキャリアで少なくとも一部の時間はリモートで作業したいかどうかを尋ねたところ、 99％が「はい」と答えました。これは強力な回答です。リモートワークは成長傾向にあり、多くの利点、特に柔軟性があります。

現在のコロナウイルスの状況が急速に進展するにつれて、企業は何百人もの従業員にリモートで作業するように指示しています。多くの組織は、プロセスが整っていないことに起因する課題に直面する可能性があります。マーケティングチームとコンテンツチームも例外ではありません。実際、潜在的な景気減速はマーケティングの重要性を高める可能性さえあります。そしていつものように、最も速く適応する人々が優勢になります。

マーケティング担当副社長として、最近はチームをリモートで管理する必要があるので、サービスとしてのコンテンツ（CaaS）が時間どおりに物事を遂行するのにどのように役立つかについての私の見解を共有しましょう。マーケティングチームは、設計上非常に開発者に焦点を合わせているため、ヘッドレスCMSの使用に消極的です。一方、CaaSは、マーケターにコンテンツ運用機能のより堅牢なスイートを提供すると同時に、技術チームにヘッドレスCMSのすべてのメリットを提供します。

CaaSがマーケティングリーダーとプロジェクトマネージャーをどのように支援するか

マーケティングリーダーの場合、リモートチームを管理する際の一般的な課題の1つは、誰がいつ、何に取り組んでいるかを明確に把握することであり、最も重要なこととして、時間どおりに作業を続けることです。従来のCMSと比較して、CaaSがプロジェクトマネージャーにどのようなメリットをもたらすかを見てみましょう。

適切な権限とワークフローを設定することが重要です

CaaSを使用すると、チームメンバーが作業していることを単一のインターフェイスで監視できるだけでなく、特定のワークフローステップを少数の役割のみに制限できます（豊富なワークフロー設定のおかげで）。このアプローチにより、チームメンバーのそれぞれが、作業する必要のあるコンテンツにのみアクセスできるように、真にきめ細かい権限を設定できます。

チームメンバーに作業を割り当てます

従来のCMSの人々に仕事を割り当てることは事実上不可能です。基本的に、外部のプロジェクト管理ツールを使用する必要があります。 CaaSとは異なり、チームメンバーにコンテンツやタスクを割り当てることができ、チームメンバーは割り当てに関する自動通知をすぐに受け取ります。

コンテンツのレビューと承認

コンテンツライターとのコラボレーションは簡単です。レビューの準備ができたコンテンツがあるとすぐに、CaaSプラットフォーム（この場合は、もちろん「ドッグフード」のKentico Kontent）から、レビューを待っているコンテンツアイテムがあるという自動通知が送信されます。

コメント、提案、懸念事項がある場合は、組み込みの提案モードとコメントを使用してテキストに直接挿入し、特定のユーザーに言及して、提案された変更が確実に届くようにすることができます。これらのコラボレーション機能を使用すると、生産性が大幅に向上します。ファイルを保存してメールやSlackで送信する必要がないため、すべての魔法が1か所で行われます。

自動バージョン管理=貴重です！

リビジョンを見ると、最新のコンテンツバージョンが何であるか、または重要な段落を誤って削除したのは誰かを追跡するのが難しい場合があります... CaaSでは、無限バージョンが自動的にサポートされるため、そうではありません。これにより、バージョン履歴に戻って、どの作成者が各変更を行ったかを確認し、以前のバージョンをすぐに取得できます。

CaaSがコンテンツライターとコントリビューターの軌道に乗るのにどのように役立つか

ここで、私が高く評価し、他のコンテンツ作成者が恩恵を受けることを期待するようになったCaaSのいくつかの機能を共有したいと思います。

コンテンツアイテムで何に取り組むべきかを見つける

自宅で仕事をしているとき、同僚があなたの隣に座って現在のタスクについて話していないと、どのコンテンツにすぐに注意を払う必要があるかを追跡するのが難しい場合があります。幸い、KontentなどのCaaSプラットフォームでは、同僚が[あなたに割り当てられた]タブの寄稿者としてあなたを含めた場所が表示され、さらにアイテムの期日がはっきりとわかります。また、コンテンツカレンダービューをご希望の場合は、CMSインターフェイスを離れることなく、期限を過ぎて進行中のコンテンツと不足しているコンテンツを確認できます。

作業の流れを維持し、単一のプラットフォームで他のチームメンバーとコラボレーションします

提案のおかげで、選択したテキストへの変更を提案し、コンテンツの作成者を少し時間を節約できます。コメントからテキストをコピーして貼り付ける必要がないため、変更をクリックして承認するだけです。ただし、記事内の情報が信頼できるソースからのものであることを確認したり、作成者にトピックを拡張するように依頼したり、記事を改善する方法についてアイデアを共有したりする場合は、コメントが役立つことがあります。

コンテンツ作成者が本当に役立つと思うもう1つのことは、自動保存です。時々[保存]ボタンをクリックする必要があることを覚えておく必要はなく、コンテンツの作成だけに集中できます。気を散らすものが少なければ少ないほど、生産性が向上します。

生産性を維持するには、ほとんどの人が守ることができる明確な期限が必要です。また、締め切りに間に合わないように思われる場合は、コンテンツアイテムの期限が1日であることが電子メールで自動的に通知されます（例を挙げます）。これらのすべての機能により、リモートで作業する必要がある場合でもチームメンバーと共同作業を行うことができ、作業を確実に完了できます。

公開する前にすべてが完了していることを確認してください

公開する前にタスクをリリースチェックリストとして使用して、すべてが完了していることを確認することもできます（メタデータの入力、適切な日付の割り当て、コンテンツのリンクなど）。このまったく新しいタスク管理を数週間以内にリリースする予定です。この機能によってコラボレーションがさらに高速化される方法を確認したい場合は、タスクを紹介したウェビナーのこの記録をご覧ください。一部のお客様へ：

どこにいても、いつでも効果的に作業できます

CaaSが従来のCMSと異なる点はたくさんあります。リモートで作業する場合は、同僚と効果的にコラボレーションする必要があります。この記事で説明したコラボレーション機能が、CaaSを他のコンテンツ管理システムと実際に区別するものです。

それでも、リモートで作業するときに私が高く評価するようになった、サービスとしてのコンテンツプラットフォームの他のネイティブ機能もあります。これらの複雑な時代は、コンテンツ運用に真のSaaSを使用することがいかに有利であるかをこれまで以上に示しています。 CMSのアップグレードや修正プログラムについて心配する必要はありません。最も重要なことは、SSOとMFAが導入されているため、チームメンバーはどのデバイスからでもCMSに安全にアクセスできることです。

この記事が、在宅勤務が必要な場合でも、コンテンツマーケティングチームとのコラボレーション方法に光を当てることを願っています。以下のコメントで、CMSでのリモートワークの経験を自由に共有してください！