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企業は、コンテンツを操作するための標準を開発するための意思決定プロセスを必要としています。これらの標準の開発に適切に参加することは、それらの成功にとって非常に重要です。

ポリシー、プロセス、コンテンツ管理など、さまざまな種類のコンテンツ標準についてはすでに説明しました。それでは、これらの標準を開発して実装する方法について説明しましょう。

エンタープライズコンテンツガバナンスは、2つの異なるが補完的な役割を果たします。

1. エンタープライズコンテンツ運用の一貫性を維持する
2. 新しい慣行を導入し、その採用を促進することによって変更を管理する

一貫性を実現し、変化を促進するには、さまざまな利害関係者を共通の優先順位に合わせることが不可欠です。関係者全員が同じ目標に同意し、同じ慣行に従う必要があります。

ガバナンスの意思決定への正式なアプローチは、ガバナンスモデル、ガバナンスフレームワーク、またはガバナンス構造というさまざまな名前で行われます。

ガバナンスと運用の違い

利害関係者は、特に混乱することがあるため、エンタープライズコンテンツガバナンスが日常の運用管理とどのように異なるかを理解する必要があります。

多くの場合、コンテンツ運用チームにはチームの作業を担当する1人の担当者がいますが、エンタープライズコンテンツガバナンスは共同責任であり、担当者は1人ではありません。共通の標準を開発して同意するには、協力して作業するピアのコラボレーションが必要です。

ガバナンスは、多くのチームのコンテンツ運用に高レベルの方向性を提供します。

コンテンツ操作は、その構造が大きく異なる可能性があります。コンテンツ操作で実行されるタスクは、次の場所に割り当てることができます。

• 1つの中央チームがコンテンツの作成と公開に関連するすべてを行います（集中運用）
• 複数のチームが独立してコンテンツを管理します（分散型運用）
• 中央チームは、他のチームがコンテンツの大部分を開発している間のみ、特殊なタスクを処理します（ハイブリッド操作）

すべてのタスクが単一のチームによって実行されるため、一元化された運用は小規模な組織にとって魅力的であり、調整が容易になります。しかし、グローバル企業にとって、単一のチームにすべてを行わせることは、彼らが作成するコンテンツの量と多様性のために実行可能なアプローチではありません。

大企業には通常、コンテンツ管理サポートに関連する「共有サービス」を処理する中央チームがあります。一部の大企業には、コンテンツ作成サービスを提供する中央編集チーム（または「社内代理店」）、またはUXおよび開発チームと協力して企業全体のアプリをサポートするUXライターの中央チームもあります。ただし、これらのコンテンツチームは通常、組織内でコンテンツを作成するいくつかのグループの1つにすぎません。中央チームは非常に大きな役割を果たしますが、コンテンツ制作の大部分は組織のさまざまな部門内のチームによって行われます。

大企業はほとんどの場合、ハイブリッドコンテンツ運用モデルを選択します。このモデルには、中央チームと、さまざまなビジネスユニット（基幹業務、機能、または子会社）に属する多くの「ローカル」コンテンツチームの両方があります。ビジネスの成果に対する説明責任はさまざまな部門に分散されているため、それらの成果をサポートするコンテンツの制作も同様に行う必要があります。さまざまなビジネスユニットと機能には、独自の責任と目標があり、特定の結果に責任があります。たとえば、異なるマーケティンググループが同様のコンテンツを作成する場合がありますが、独立して機能し、その作業に対してのみ責任を負います。

コンテンツを作成する人を、ビジネス目標を実現するためにコンテンツに依存するビジネスチームから分離することは効果的ではないため、ハイブリッド操作は一般的です。

ハイブリッドコンテンツの運用は、ビジネスユニット内の中央チームとローカルチーム間のハブアンドスポーク調整に依存しています。ローカルチームは、特定のタスクを異なる方法で実行することがよくあります。彼らは独自のワークフローに従い、独自のKPIを追跡し、独自のコンテンツカレンダーを決定します。

企業は、ローカルチームが自分たちの状況に固有の選択を行えるようにすると同時に、意味のある共通のアプローチの採用を促進する必要があります。彼らは適切なバランスをとる必要があります。コンテンツガバナンスは、企業標準を開発する際に、ローカルチームの多様なニーズと状況を考慮に入れる必要があります。

各ローカルチームが使用する運用ドキュメントは、特定の慣行を反映します。対照的に、エンタープライズ標準はすべてのコンテンツチームで使用されます。これらは、コンテンツに関連する基本的な一連の指示を提供し、各チームが独自の運用ドキュメントを追加できます。エンタープライズ標準とローカル運用ドキュメントの関係は、次の表にまとめられています。

何を共通にすべきかを定義する

ガバナンスプログラムは、企業全体で均一に使用する必要がある共通の原則、標準プロセス、および一般的な手順を開発します。

ただし、ガバナンスの目的は、すべての操作を統一することではありません。個々のチームが異なる要件や目標を持っている場合があるため、ガバナンスはコンテンツ運用のすべての側面を定義するわけではありません。企業内の異なるグループは、独自の作業のための独自の手順と実践を定義でき、定義する必要があります。前述のように、さまざまなビジネスユニットが独自のKPIを採用してコンテンツを測定する場合があります。時には、これらのローカルチームの慣行はガバナンスに似ている場合があります。しかし、企業全体のガバナンスに関連する幅広い適用範囲や正式な権限はありません。

エンタープライズガバナンスは、「交渉不可能」に焦点を当てています。これは、内部または外部の理由で必要とされる標準、またはクラス最高と見なされ、すべての人が従う必要のある慣行です。エンタープライズコンテンツモデルやユーザーグループなどのコンテンツ管理設定も一元的に定義され、実装されます。

対照的に、チームの運用慣行は特定の状況に合わせて調整することができ、ガバナンス基準よりも少数の人々に影響を及ぼします。コンテンツ運用ドキュメントは、一般的に安定しており、広範な議論の後にのみ改訂されるガバナンス標準とは異なり、特定のチームが実験および学習するにつれて継続的に改訂される可能性があります。しかし、時には個々のチームの慣行がより広く適用できるようになる可能性があります。ガバナンス開発は、さまざまなチームが自分たちの仕事をどのように行うかについての選択から学ぶことができます。

ガバナンスの議論は、異なるビジネスユニットに属するチーム間の調整を促進します。ハイブリッドコンテンツ運用では、これらのローカルチームは、特定のタスクについて中央チームとすでに対話しています。ガバナンスプログラムは、これらのさまざまなローカルチームにプラットフォームを提供するため、チームは互いに直接協力して、すべての人が恩恵を受けることができる共通の標準を定義できます。さまざまなビジネスユニットが、コンテンツの管理方法に関する共通のニーズについて話し合うことができます。特定のタスクを最適に実行する方法を自分で決定する負担を軽減できます。共通の基準を持つことで、作業が合理化され、中央のチームと日常的な意思決定を調整する必要がなくなるため、各チームの自律性が高まります。

エンタープライズガバナンスは、企業全体のコンテンツ操作の高レベルの監視を提供します。広く関連性のない過度に複雑な詳細に対処するべきではありません。ソリューションを簡単に一般化できない場合は、ガバナンス標準になるための適切な候補ではない可能性があります。

ガバナンスモデル

コンテンツを扱うすべての人がコンテンツ標準の影響を受けます。ただし、ガバナンスはコンテンツ運用のすべてを指定するわけではなく、コンテンツ運用のすべての人がガバナンス標準の定義に関与する必要はありません。選択された代表者グループのみがこれらの確立に参加する必要があります。標準。

ガバナンス基準は、専門のワーキンググループによってサポートされている実行委員会によって決定されます。

執行運営委員会

ガバナンス基準の決定を担当するグループは、ガバナンス委員会または取締役会と呼ばれます。企業が必要とする標準を決定し、それらが遵守されていることを確認します。

委員会は定期的に（おそらく四半期ごとに）開催され、優先順位を決定し、基準を承認します。通常、企業内のさまざまな役割とビジネスユニットからの約10人の代表者で構成され、すべての公式ガバナンス決定を確認して投票します。これらの参加者は、企業のさまざまな領域がコンテンツに関して持つであろう懸念の範囲を代表する必要があります。

ワーキンググループ

ガバナンス委員会はワーキンググループによってサポートされており、各ワーキンググループは特定のポリシーとプロセスに焦点を当てています。ワーキンググループは、何をする必要があるかに応じて会合します。新しいポリシーを起草したり、ポリシーを大幅に改訂したりする場合、グループは隔週で会合を開くことがあります。それ以外の場合は、半年ごとのチェックインが行われる可能性があります。

包括的な焦点を当てたガバナンス委員会とは異なり、各ワーキンググループは少数の専門家（おそらく3〜6人）で構成され、その一部はすべての会議に参加する必要がない場合があります。ほとんどのワーキンググループの貢献者は、特定の分野での専門知識のために関与します。特定のビジネスユニットのコンテンツチーム内で作業する場合もあれば、コンテンツチームと連携するITやUXなどの非コンテンツの役割で作業する場合もあります。場合によっては、ガバナンス委員会のメンバーがワーキンググループに参加し、知識のある人々が複数のワーキンググループに参加することもあります。

ワーキンググループの1つは、ガバナンスの実装の問題に焦点を当てる必要があります。この実装ワーキンググループは、ガバナンス委員会をサポートするために必要なスタッフレベルのレッグワークの一部を実行します。できる：

• おそらく調査を実施することにより、ポリシーと手順が組織内でどのように理解され、使用されているかをフォローアップします。
• ガバナンス活動を宣伝し、教育リソースの開発を監督します。
• おそらく実現可能性と比較研究を行うことによって、委員会に提案するガバナンスのギャップと機会を見てください。

別のワーキンググループは、コンテンツ管理に専念する必要があります。これは、コンテンツの運用にさまざまな影響を及ぼします。一部のコンテンツ管理設定は、ガバナンスで定義されたプロセスと手順に関連する個人間の調整をサポートできます。

ガバナンス委員会とワーキンググループに誰を含めるか

コンテンツに関連する企業標準を設定する権限として、ガバナンス委員会は、可能な限り最も堅牢な標準を開発し、組織全体から賛同を得るために、さまざまな利害関係者の視点を反映する必要があります。

ガバナンスプロセスに参加する代表者は、以下に基づいて選択する必要があります。

1. 彼らの所属：彼らが属するビジネスユニット
2. 彼らの職務：彼らが持っている専門知識と責任

まず、代表者の所属を検討します。企業のコンテンツ製品がさまざまな場所に配布されている場合、ガバナンス委員会のメンバー全員が本社で働くべきではありません。メンバーシップは、最前線の運用上の要求やビジネス上の懸念について直接の知識を持たない中央コンテンツチームの代表を複製するべきではありません。

中央チームの外部からの専門知識を活用する混合表現を目指します。多くの場合、貴重な専門知識が組織全体に分散しています。通常、特定のビジネスユニットのイニシアチブをサポートする対象分野の専門家は、企業全体の作業に時間の一部を貢献できる場合があります。ガバナンス委員会とワーキンググループの両方について、中央コンテンツチームの代表者とビジネスユニットのコンテンツチームの代表者を組み合わせてください。

次に、ガバナンスに参加する役割の組み合わせについて考えます。委員会には、次の3つの幅広い利害関係者からの代表が必要です。

• コンテンツに依存するビジネス目標に責任を持つ機能的なエグゼクティブ
• ガバナンスの影響を受けるコンテンツタスクを監視している運用マネージャー
• 専門的な専門知識や責任を持っているが、すべてのガバナンストピックに関心はないが、特定の問題について相談する必要がある、法務担当者やコンプライアンス担当者などの招待されたアドバイザー

エグゼクティブスポンサーは、ビジネス目標を実現するために、コンテンツに大きく依存する上級の役割を担う必要があります。彼らはコンテンツスペシャリストではありませんが、コンテンツ運用の成功に強い関心を持っており、企業内の他の幹部と対話して、コンテンツガバナンスイニシアチブに代わって伝道します。彼らまたはその被指名人が委員会の議長を務めます。

委員会とワーキンググループの両方の参加者は、コンテンツを使用する製品とサービスを担当する機能的な役割を含める必要があります。そのような代表者は、カスタマーサービス、マーケティング、製品管理などのビジネスユニットから来ます。企業のコンテンツの範囲に応じて、参加者パートナーシップ、人事、または小売業務の代表者が含まれる場合があります。

機能的な役割で働く代表者は、ガバナンスの優先順位を設定するときに考慮するのに役立つ、企業が直面しているより大きな問題について通知されます。

• ガバナンスに関連する企業の責任
• ビジネス上の課題と企業の優先事項
• 今後の業界の変化

特にワーキンググループの場合は、コンテンツを直接操作する運用上の役割（コンテンツマネージャー、編集者、コンテンツストラテジスト、コンテンツデザイナー）の参加者と、IT、ソーシャルメディア、SEO、UXなどのコンテンツに関係する非コンテンツの役割の参加者を含めます。ブランド。

もう1つの有用な役割は、コンプライアンス関連の基準をレビューする指定された法定代理人です。正確なガバナンス基準を遵守することで、法的なレビュー時間を短縮できます。

ガバナンス委員会の責任

ガバナンス委員会は、エンタープライズコンテンツがどの程度適切に管理されているか、および公開されたすべてのコンテンツが企業全体の評判とビジネスの優先順位をサポートすることを保証する責任があります。これは、企業が従うべきコンテンツ標準に関する意見の不一致の調停者として機能します。

委員会は、特定の作業の多くを処理するワーキンググループの監督を提供します。また、経営幹部の利害関係者に進捗状況を報告し、必要なリソースと協力を確保するためのガバナンスプログラムを提唱します。

委員会の責任は次のとおりです。

• 標準を開発するためのテーマ別の重点分野の決定
• ガバナンス提案の承認
• ガバナンスの進捗状況の監視
• ガバナンスの結果に関するレポート

委員会は、投票またはコンセンサスのいずれかによって決定を承認します。ただし、一部の決定については、特定のメンバーが、自分の責任範囲に直接関連するポリシーまたはプロセスについて最終決定権を持つ場合があります。さまざまな委員会メンバーが特定の説明責任を持っている場合があります。たとえば、他の企業の機能やユニットと連絡を取り、意見や同意を得ることができます。意思決定と責任の決定方法は、企業の既存の組織文化とプロセスによって異なります。

ガバナンスは一度限りのプロジェクトではありません。継続的で進化する永続的なプログラムである必要があります。一部の組織は、その目的、権限、および機能を形式化するガバナンス委員会の憲章を起草します。このように、ガバナンス委員会の存在は、現在エグゼクティブスポンサーを務めている人物から独立しています。委員会は、組織的または個人的な変更に関係なく、中断することなく機能し続ける必要があります。

委員会は、議事録、発表、スケジュールの調整、招待状など、会議の組織的サポートを担当する個人を指名する必要があります。

ガバナンスを実現するには、組織構造が必要です。大企業の一般的な慣行を利用した一般的なモデルの概要を説明しました。企業の特定の状況に合わせて調整してください。