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プロセスと手順は、コンテンツチームがコンテンツ関連のアクティビティを実行する方法を詳しく説明します。これにより、企業はコンテンツの運用を効果的に調整できます。

企業は、コンテンツガバナンスの目標を実践に移すことができなければなりません。彼らの方針は何が起こる必要があるかを概説します。彼らのプロセスと手順は彼らの仕事がどのように行われるべきかを指定します。

プロセスは、組織がアクティビティを実行する方法を標準化するのに役立ちます。意図されたアクティビティの流れと、これらのアクティビティがコンテンツをどのように変更するかを示します。何が、誰によって、どこで、いつ起こるかを示します。プロセスは、決定ポイントとさまざまな経路を示します。これらの経路は状況に応じて分岐する可能性があるため、プロセスはアクティビティ間の相互関係を示すのに適しています。

手順は、プロセスがどのように行われるかをより詳細に説明します。彼らは取るべきステップを規定します。各ステップは、特定のタスクを完了するための正しい方法を示す指示を提供できます。

ガバナンスを成功させるには、一貫したコンテンツ操作を行う必要があります。異なるチームや個人が仕事を特異的に実行する場合、その結果は異なり、企業に商業的、評判、または法的リスクをもたらす可能性があります。

プロセスと手順は、リスクを軽減するだけでなく、効率をサポートします。従業員は、必要なときに毎回物事を行う方法を理解したくないのですが、確立された手順が整っていない限り、見た例をコピーする傾向があります。これらの例がうまく行われているかどうか。

プロセスと手順はポリシーとガイドラインを反映する必要がありますが、それらに限定する必要はありません。プロセス標準は、正式なポリシー標準がないコンテンツ操作の側面をカバーできます。特にクリエイティブやデザインの活動では、最終的な出力がどのようになるかよりも、作業がどのように行われるかが重要になる可能性があります。重要なタスクとそれらに関与する必要がある人を指定することにより、プロセス標準は結果の品質の一貫性を保証します。

プロセスと手順を文書化することにより、企業は次のことができます。

• すべてのチームメンバーと利害関係者に、何が必要で、どのように適合するかについてのより良いビューを提供します。
• 新規またはプロジェクトをサポートするために一時的に割り当てられた従業員および請負業者のオンボーディングをサポートします。

プロセスと手順は、コンテンツ操作に関係するすべての人が採用している一般的なアプローチを文書化することにより、品質をサポートします。一般的なアプローチは一貫性をもたらします。

他の形式のコンテンツと同様に、手順はそれらを使用する視聴者に合わせて調整する必要があります。

専門性の低いユーザー、特に主な責任がコンテンツに関係しないユーザーは、詳細な手順を参照する必要がない場合があります。これにより、これまで関与することのない多くのタスクがカバーされる可能性があります。代わりに、特定のタスクを実行する方法をガイドする指示があるとメリットがあります。

より専門知識のあるスタッフは、相互に関連するいくつかのタスクの調整に関与する可能性があります。詳細を管理するための関係と手順を理解するのに役立つ文書化されたプロセスが必要になります

範囲と詳細

プロセス、手順、および指示は、それらが扱う範囲と詳細が異なります。

プロセスは以下を指定できます。

• アクティビティの所有者はどのチームまたはグループですか？
• 活動を行う責任はどのような役割ですか？
• どのシステムが使用されていますか（作業テンプレート、ツール、ITシステム）？
• アクティビティを開始するための一般的なエントリポイントは何ですか？
• 活動に関連する主なステップは何ですか？
• これらのステップの例外的な順序は何ですか？
• タスクの流れに影響を与える重要な決定ポイントは何ですか？
• どのような代替フローがありますか？
• プロセスのさまざまな最終状態は何ですか？
• アクティビティは他のプロセスとどのように関連していますか？
• ビジュアルフローチャート

手順は明確にすることができます：

• 手順の目的
• 活動の予想頻度
• 手順が他の手順とどのように関連しているか
• 手順を実行するにはどのようなリソースが必要ですか（ツール、資産、データ、承認）？
• 活動はどのように行われなければならないか
• すべきでないこと
• アクティビティがいつ完了するかを決定する基準
• 手順が意図したとおりに完了できない場合はどうなりますか？
• 例、役立つ場合

手順は次のことを示すことができます。

• すべきこととすべきでないこと：間違いを避けるためのヒント
• 推奨される最も効率的な注文
• 日付、指標、コメント、同僚からの投稿など、アクティビティを実行するときに追跡するもの
• クイックスタートテンプレート
• 選択を支援するための決定木/テーブル
• タスクと作業の完了を追跡するためのチェックリスト
• ヘルプのために読むべき他のリソース

プロセス、手順、および指示を開発する方法

ドキュメントには、幅広いアクティビティと特定のアクティビティの両方を含める必要があります。チームがアジャイルアプローチに従う場合は、コンテンツ関連のアクティビティ、ユーザータスク、およびユーザーストーリーを特定して、正式なプロセス、手順、および指示を持つことでメリットが得られるアクティビティを見つけることができます。

管理する必要のあるコンテンツアクティビティの現在の状態の全体像をマッピングします。さまざまなチームがさまざまなプロセスに従っている可能性があります。プロセスの実行方法の違いをどこで変更または調和させるかを決定します。品質と効率が問題となるプロセスを特定します。他の組織の例を見て、インスピレーションを見つけ、効果的な実践を借りてください。

プロセス基準は、組織の固有のニーズに合わせて調整する必要があります。他の人が彼らから学び、アイデアを追加できるように、従業員が活動をどのように行っているかを共有するように促します。大規模な組織では、チームは手順を比較し、類似点と相違点をマッピングして、一般的なアプローチ。

プロセスと標準は、それらを監督する人を含むすべての人を対象としています。コンテンツ手順を作成するときは、それらを管理するプロセスを確立します。ドキュメントを準備するだけでなく、関連性が維持されることを期待してください。これらがレビューされる頻度についての期待を設定してください。人々が説明を求めたり、追加、例外、または変更を要求したりできるチャネルを提供します。

機会のターゲット

手順とプロセスは、企業全体の集合的な専門知識を取得するときに価値を示します。それらは、複雑な機能領域に関連する場合、専門知識が必要な場合、または複数の役割の調整を伴う場合に最大の影響を及ぼします。

品質の問題が目立つ、または時間がかかりすぎると思われる高頻度の活動を調べることから始めます。手順を文書化することで、問題の多くが改善されます。

いくつかの決定または複数のチームの役割を含む、複雑ないくつかの一般的なプロセスと手順には、次のものがあります。

• アクセシビリティマークアップ手順
• チャネル調整手順：クロスチャネルの計画、配布、および分析
• 競争力のあるベンチマークプロセス：監査する直接および間接の競合他社を決定し、顧客チャネルと経験の期待を評価し、長所と短所を評価し、ギャップを決定します
• コンテンツデザインプロセス：顧客調査、ライター、ビジュアルデザイン、フロントエンド開発の間の調整
• コンテンツのメンテナンス手順：コンテンツが最新であるかどうかを確認するためにレビューされるとき、コンテンツを削除するとき、アーカイブするとき
• コンテンツ計画プロセス：新しいコンテンツの要件と論理的根拠の取得、優先順位付け、関連タスクの割り当て、およびスケジューリング
• 顧客フィードバックプロセス：一次および二次調査、コンテンツテスト、調査、検索ログ、顧客コメント、および要求
• ローカリゼーション手順
• 測定および分析プロセス：指標の特定、パラメーターの設定、パフォーマンスの測定、傾向の報告、洞察の開発
• 最適化プロセス：公開されたコンテンツを微調整してパフォーマンスを向上させる方法
• コンテンツインベントリとコンテンツ監査を実施するためのプロセス
• 聴衆のニーズを発見するためのプロセス：聴衆の質問、用語、態度、知識、違い
• 品質保証プロセス：公開前のチェックと公開後の監視と修復
• SEO手順：コンテンツの見出し、説明、メタデータ、リンクをサポートするための検索クエリの調査、マークアップ、テスト
• タクソノミーのプロセスと手順：タクソノミー用語の適用、追加または削除の要求

組織に適したプロセス標準は、ビジネスの優先順位と運用の成熟度によって異なります。目標は、採用するプロセスと手順が一貫して守られていることを確認することです。チームがまだそれを行う準備ができていない場合は、他のプロセスを作成することを検討してください。役立つが義務ではない種類のドキュメント。これらのリソースが使用され成熟するにつれて、最終的にはより正式な手順の基礎になる可能性があります。